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Sunday, June 15, 2014

Azendoo 整合管理 Evernote 的 To Do 待辦清單功能,發揮專案管理行動力

談起 Evernote 的好朋友 Azendoo ,我之前在「職場效率有妙方,找 Azendoo 和 Postpone 攜手走合作無間道」介紹過它,以團隊溝通為設計主軸,協助小組建立資訊交流管道,發揮整合力,達到事半功倍效果。

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Azendoo 與 Evernote 的完美結合,是我上次介紹它的主要原因。今天再度推薦它,來自 Azendoo 發出的一封 Email,通知大家能將 Evernote 的 To Do List,匯入 Azendoo 成為工作的任務。

Evernote 有核取方塊的設計,讓你在筆記裡建立工作流程的事項安排,以我來說,我常在 Evernote 插入核取方塊,來列待辦清單,像是旅行計畫事前準備工作繁瑣,為了怕忘東忘西,除了用 Post-it 便利貼,趕緊記錄下來,還會建立 checkbox 流程,事情做到就打勾,按照時間把所有事情完成,自然心情大為輕鬆。

可是,雖然 Evernote 的清單記事可以加上「提醒」,設定完成期限,但想知道每個事情預計完成時間,得手動對照行事曆來加註,這樣做不是有效率的作法。

即使不是小組合作,個人也能使用 Azendoo 來整合 Evernote 的待辦事項,成為自己的效率管家。

使用 Google 帳號登入,在 Azendoo 的 Task 功能,我們看到 Evernote 大象圖案,通過核准連結程序,看見匯入功能畫面。我選擇將我部落格文章計畫清單匯入,按 Import ,稍等一段時間,Azendoo 把所有清單依照完成現況,把我已經寫完的文章歸入 Finished,計畫要進行的文章放入 Planner。

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我開始將清單每一條事項打開,檢視是否設定 Due Date 時間期限,讓清單不再只是乖乖沈睡然後不動的倉庫,而是整個甦醒,有了具體行動計畫。

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每完成一項,無論在 Azendoo 或 Evernote 打勾,由於之前設好同步功能,兩邊訊息會是即時互通的。

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當我們開小組會議,討論過程中大家各自提出意見,最後決議準備要做的事,我們可以運用 Evernote 先列下來,再匯入 Azendoo ,建立行動專案,分派工作任務,就能清楚掌握目標與進度。

當我們生活或工作中碰到需要計畫的時候,一剛開始很開心地洋洋灑灑列出清單,但,若是少了專案管理精神,恐怕會遺漏很多不該忘記的事。Azendoo 與 Evernote 互補分工,將 Evernote 的清單功能進一步提升到行動境界,對於想建立自律習慣的人來說,透過這樣同步串連步驟,檢視事情的重要性與緊急性,可以幫助自己掌握時間安排,懂得這訣竅,就不會再讓「錯過」當成無法完成的藉口。

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