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Tuesday, May 23, 2017

[Chrome 擴充套件] 當 Gmail 遇上 Trello 效率提升三步驟:用 Drag 拖曳分類信件:To Do→ Doing→ Done

每天信箱不斷湧入各式各樣的 Email,只要稍稍一不留神,或沒有趕快處理,馬上又累積一大堆,當然不是每一封都十萬火急,更何況摻雜私人郵件和廣告、垃圾信,光是刪也是佔用了時間。

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因為我使用 Gmail 為對外聯繫的信箱,特別關心能優化 Gmail 效率的工具,最近看到 Drag 開發一套 Chrome 套件,特色在於將 Gmail 變身為 Trello 看板,分成 To Do 待辦、Doing 處理中以及 Done 完成這三大類。

下載 Drag: https://chrome.google.com/webstore/detail/drag-to-do-task-list/kadokpknocdadnipihnphaaabanedjnb?ref=producthunt

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下載 Drag 後,需要進行授權進入 Gmail 的程序,完成後將看到 Gmail 右上角有一個紅色 Drag 開關,左側資料夾 Drag-Archie、Drag-To Do、Drag-Doing、Drag-Done 四項。

一天早中晚收信,把 Gmail 標題瀏覽一遍,公事 Email 尤其是分內要做的任務放在 Drag-Archie 資料夾,私事來信判斷緊急與否,不然不在 Drag 看板出現。等公私信件做大分類後,在 Drag-Archie 再進行一次分類,挑出真正要處理回覆的信件,拖曳到 Drag-To Do,這樣一來 Gmail 有了明確的切換準則。

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原來以為幾十封信看都看不完,腦袋還浮現厭煩的念頭,這下規劃處理順序,感覺 Gmail 瞬間變得清爽。等工作 Email 回完,或等對方回覆告知進度,確認任務完成,再把正在進行的 Email 拖曳到 Done,感覺自己吃了大補丸,怎會那麼有效率。

其實 Drag 運用就是 GTD 概念,將 Gmail 包裝為 Trello 看板,讓畫面看起三等分一目了然,腦袋自然會跟著規則排序走,讓 80/20 時間管理落實在 Email 處理習慣,妥善將時間花在刀口上,就不會有處理不完的壓力累積在身上。

 

影片說明:

 

 

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